Toller Shop - perfektes ERP! Und dazwischen?

Der Kunde - unterwegs im B2B Bereich - hatte im filigranen Auswahlprozess die benötigten Features eines ERP Systems für sich herausgearbeitet. Im Ergebnis hätte damit auch ein Amazon Nachfolger arbeiten können, denn den Funktionen war keine Grenze gesetzt. Auf unsere Frage:"Was ist mit dem bestehenden Magento Shop?" wurde entgegnet:"Die haben Schnittstellen zu allen gängigen Shops."

Bekanntermaßen liegen zwischen vertrieblichen Versprechen und der Realität einzelne Galaxien. In diesem Fall gab es eine Schnittstelle zum gängigsten aller Shop-Systeme - zum Hersteller eigenen! Eine bidirektionale Schnittstelle - wie vom Händler gewünscht - existierte lediglich in der Fantasie. "Könnt ihr das eben dranflanschen?", fragte unser Kunde. Grundsätzlich ja, aber nicht "mal eben"! Für Aussenstehende gibt es eigentlich nur zwei Container: ein Artikel ist im ERP-System, der identische Artikel im Shop. Dort kann er bestellt werden, wandert danach ins ERP zurück. Dass aber die Datenstrukturen in den Systemen unterschiedlich sind und der Weg zwischen den beiden nicht definiert ist, wird vom Anwender in der Regel nicht betrachtet.

Festzulegen ist im ersten Schritt, welches System das führende ist für:

  • Artikelmanagement
  • Kundenmanagement
  • Bestellungsmanagement
In unserem Fall soll das Artikelmanagement aus dem ERP-System erfolgen. Dort werden die Artikel erfasst mit Farbe, Größe, Beschaffenheit, Bildern, Preis, mehrsprachigen Beschreibungen und einer Zuordnung zu Kategorien, die später für den Magento Shop benötigt werden.
Die Kunden werden redundant angelegt. Im ERP System werden viele Informationen angelegt, die im Magento Shop überflüssig sind. Daher werden die Kunden manuell ein zweites Mal in Magento mit Emailadresse und Kundengruppenzuordnung erfasst. Dann wird dem Kunden ein Link zur Vervollständigung der Anmeldung und Passwortvergabe zugesendet. In einem zweiten Schritt werden später die Kunden aus dem ERP-System referenziert mit dem Online Shop, um mögliche Bestellungen korrekt zuordnen zu können.
Bestellungen gehen einerseits per Anruf, Fax, Email, etc. beim Kunden direkt ein, aber auch über den Magento Online Shop. In letzten Fall werden bei der Registrierung einer neuen Bestellung die zugehörigen Daten aus Magento exportiert und direkt einzeln dem ERP-System bereitgestellt.

Komplexer gestaltet sich die Schnittstelle vom ERP-System zu Magento. Bei ca. 7.000 Produkten inkl. Bildern haben wir uns gegen eine Online-Schnittstelle per Webservice entschieden - insbesondere vor dem Hintergrund, dass unser Händler die Artikel in der Regel in ausreichender Menge bereithält und daher ein tagesaktueller Bestand im Shop ausreicht.

Folgenden Prozess haben wir zur Übermittlung der ERP-Daten für den Kunden geschaffen:

  • die Importtabellen für Artikel, Attribute, Kategoriezuordnungen, Bestände, mehrsprachige Texte werden geleert und mit den tagesaktuellen Daten aus dem ERP-System über einen SFTP-Server bestückt
  • die Importtabellen für die Kunden werden analog gehandhabt
  • aktuelle Bilddaten werden kopiert
  • der Shop geht nachts um 4 Uhr offline
  • eine Prozedur zu Datenverarbeitung startet - getrennt nach existenten und ggf. zu aktualisierenden Artikel und neuen Artikeln
  • Reset des Cachings und Reindizierung der Daten
  • Funktion zum Resize der Bilder wird ausgeführt
  • Magento Sitemap wird neu erzeugt
  • Magento geht wieder online nach ca. 30 min.
  • Email Versand des Verarbeitungsprotokolls an den Admin

Beim Ablauf - wie beschrieben - kommt es aber nicht nur auf die technische Umsetzung an. Bei der Abhängigkeit zweier Systeme muss dem Anwender klar sein, dass fehlende oder falsche Informationen sich sofort in zwei Systemen widerspiegeln. Fehlen etwa im ERP-System die Bilder zu einem Artikel - was zunächst unbedeutet erscheint - ist das verschmerzbar. Im Online-Shop wird aber lediglich ein Bilder-Platzhalter für diesen Artikel angezeigt. Zu einer Bestellung wird es daher vermutlich nicht kommen. Sind die Bestände des Lagers nicht korrekt geführt, bestellt der Käufer Ware, die nicht lieferbar ist. Der daraus resultierende Vertrauensverlust ist vorprogrammiert.

Bei der technischen Unterstützung können wir also bestens unterstützen, ein Selbstläufer ist ein Online-Shop aber in keinem Fall. Vielmehr ist er ein Instrument, das bei fehlender Pflege viel Kundenvertrauen verspielen kann.